Heizkostenabrechnung im Mehrfamilienhaus: Erklärung für Eigentümer in Syke

Die Heizkostenabrechnung im Mehrfamilienhaus verteilt die Kosten der zentralen Heizung und meist auch des Warmwassers auf alle Wohnungen. Ein Teil wird als Grundkosten nach Fläche verteilt, der andere nach dem gemessenen Verbrauch jeder Wohnung. So zahlt jede Partei einen fairen Anteil an den festen Kosten des Hauses und zusätzlich das, was sie tatsächlich verbraucht hat.

Für Eigentümer in Syke spielt die Heizkostenabrechnung gleich zweimal eine Rolle: in der Jahresabrechnung der WEG und, wenn die Wohnung vermietet ist, in der Betriebskostenabrechnung für den Mieter. Dieser Beitrag erklärt, wie die Abrechnung aufgebaut ist, welche Messgeräte dahinterstehen und an welchen Stellen in der Praxis Fehler entstehen.

Warum wird im Mehrfamilienhaus nach Verbrauch abgerechnet?

Die Grundlage ist die Heizkostenverordnung. Sie gilt für Gebäude, in denen eine zentrale Anlage mehrere Nutzer mit Wärme oder Warmwasser versorgt, und zwar für Mietshäuser genauso wie für Eigentümergemeinschaften. Die Idee dahinter: Wer sparsam heizt, soll das auch auf der Abrechnung sehen. Eine Verteilung allein nach Wohnfläche ist deshalb grundsätzlich nicht zulässig.

Ganz ohne festen Anteil geht es aber auch nicht. Ein Teil der Heizkosten entsteht unabhängig davon, wie viel in den einzelnen Wohnungen geheizt wird, etwa für die Wärmeverluste im Gebäude oder die Wartung der Anlage. Deshalb teilt die Abrechnung die Kosten in zwei Blöcke.

Welches Verhältnis in Ihrem Haus gilt, legt der Gebäudeeigentümer fest, in der WEG also die Gemeinschaft. Es sollte nicht jedes Jahr wechseln. Ausnahmen von der verbrauchsabhängigen Abrechnung sieht die Verordnung nur in besonderen Fällen vor, etwa wenn eine Messung technisch nicht möglich oder wirtschaftlich nicht vertretbar ist.

Welche Kosten stecken in der Heizkostenabrechnung?

Zu den Heizkosten zählen vor allem die Kosten für den Brennstoff oder die gelieferte Wärme, außerdem der Betriebsstrom der Anlage, die Wartung und Reinigung, die Messung durch den Schornsteinfeger sowie die Kosten für Miete oder Kauf der Messgeräte und für die Abrechnung selbst. Reparaturen an der Heizung gehören dagegen nicht dazu. Sie laufen in der WEG über die übrigen Kosten oder die Erhaltungsrücklage.

Die Verwaltung stellt diese Kosten für das Abrechnungsjahr zusammen und übermittelt sie an den Messdienstleister. Wichtig ist bei den Brennstoffkosten der Verbrauch im Abrechnungszeitraum, nicht der reine Zahlungsfluss. Wurde etwa Heizöl gekauft, aber nur zum Teil verbraucht, muss der Restbestand im Tank berücksichtigt werden.

Welche Messgeräte erfassen Ihren Verbrauch?

In Mehrfamilienhäusern kommen vor allem zwei Arten von Geräten zum Einsatz:

Heizkostenverteiler liefern also keine Kilowattstunden, sondern Einheiten, die nur innerhalb des Gebäudes vergleichbar sind. Ein Vergleich mit den Werten eines Bekannten in einem anderen Haus führt deshalb in die Irre.

Neue Geräte müssen heute fernablesbar sein, damit niemand mehr die Wohnungen betreten muss. Für ältere Geräte gelten Übergangsfristen zur Nachrüstung. Ob die Geräte in Ihrem Haus schon umgestellt sind, kann Ihnen Ihre Verwaltung sagen. Bei fernablesbarer Technik sieht die Verordnung außerdem vor, dass Nutzer auch während des Jahres Informationen zu ihrem Verbrauch erhalten. Wie diese unterjährige Verbrauchsinformation bereitgestellt wird, hängt vom Messdienstleister ab, oft per Portal, App oder Brief.

Wie wird das Warmwasser abgerechnet?

Wird das Warmwasser über dieselbe zentrale Anlage erwärmt wie die Heizung, müssen die Kosten aufgeteilt werden: Welcher Anteil der Energie ging in die Raumwärme, welcher in das Warmwasser? Dafür wird in der Regel ein Wärmemengenzähler eingesetzt, der die Energie für die Warmwasserbereitung misst. Nur in Ausnahmefällen darf dieser Anteil rechnerisch geschätzt werden.

Die Warmwasserkosten werden dann ebenfalls in Grund- und Verbrauchskosten aufgeteilt. Der Verbrauchsanteil richtet sich nach den Warmwasserzählern der Wohnungen. Achten Sie in der Abrechnung darauf, ob Heizung und Warmwasser getrennt ausgewiesen sind. Gerade hier lassen sich viele Rückfragen schnell klären.

Welche Rolle spielt die Heizkostenabrechnung in der WEG-Jahresabrechnung?

In einer Eigentümergemeinschaft beauftragt die Verwaltung den Messdienstleister im Namen der Gemeinschaft. Dessen Ergebnis, die Einzelabrechnung je Wohnung, übernimmt die Verwaltung in die Jahresabrechnung. Dort stehen die Heizkosten als eigene Kostenart, verteilt nicht nach Miteigentumsanteilen, sondern nach den Regeln der Heizkostenverordnung.

Über die Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse aus der Jahresabrechnung beschließt die Eigentümerversammlung. Wie Sie die gesamte Jahresabrechnung lesen und worüber genau abgestimmt wird, erklärt unser Beitrag zur Jahresabrechnung der WEG. Für Verwaltungsbeiräte in Syke lohnt es sich, bei der Belegprüfung auch die Abrechnung des Messdienstleisters und die Brennstoffrechnungen anzusehen.

Was gilt für vermietende Eigentümer?

Vermieten Sie Ihre Wohnung, sind die Heizkosten in der Regel auf den Mieter umlegbar, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Die Werte für Ihre Wohnung entnehmen Sie der Einzelabrechnung des Messdienstleisters oder dem Heizkostenteil Ihrer WEG-Abrechnung. Die Betriebskostenabrechnung für den Mieter erstellen Sie aber gesondert, mit eigenen Fristen aus dem Mietrecht.

Rechnet ein Vermieter nicht verbrauchsabhängig ab, obwohl er dazu verpflichtet wäre, sieht die Heizkostenverordnung ein Kürzungsrecht für den Mieter vor. Ähnliche Folgen können eintreten, wenn die Pflichten zur Fernablesbarkeit oder zur Verbrauchsinformation nicht eingehalten werden. Sprechen Sie im Zweifel frühzeitig mit Ihrer Verwaltung, bevor die Abrechnung an den Mieter geht.

Was passiert bei Nutzerwechsel und Leerstand?

Zieht während des Jahres ein Mieter aus und ein neuer ein, oder wird eine Wohnung verkauft, müssen die Kosten zwischen den Nutzern aufgeteilt werden. Dafür wird eine Zwischenablesung durchgeführt, bei fernablesbaren Geräten geschieht das ohne Termin in der Wohnung. Ist keine Zwischenablesung möglich, wird der Verbrauch nach anerkannten Rechenverfahren aufgeteilt, die den jahreszeitlichen Heizbedarf berücksichtigen. Melden Sie einen Nutzerwechsel deshalb immer rechtzeitig der Verwaltung, damit sie den Messdienstleister informieren kann.

Steht eine Wohnung leer, fallen die Grundkosten trotzdem an. Hinzu kommt der Verbrauch, der etwa durch eine Frostschutzstellung entsteht. Diese Kosten trägt in der Zeit des Leerstands der Eigentümer. Bei einem späteren Verkauf regelt der Kaufvertrag, wer welche Abrechnung übernimmt; gegenüber der Gemeinschaft ist dabei der Zeitpunkt des Eigentümerwechsels maßgeblich.

Welche Fehler kommen in der Heizkostenabrechnung häufig vor?

Die meisten Unstimmigkeiten lassen sich mit einem genauen Blick auf die Einzelabrechnung finden. Diese Checkliste hilft bei der Durchsicht:

• ☐ Stimmen Wohnfläche und Wohnungsnummer mit Ihren Unterlagen überein?
• ☐ Sind alle Heizkörper Ihrer Wohnung mit Gerätenummer aufgeführt?
• ☐ Wurde ein Verbrauch geschätzt? Dann sollte die Abrechnung den Grund nennen.
• ☐ Sind Heizung und Warmwasser getrennt ausgewiesen?
• ☐ Wurde bei einem Nutzerwechsel der Stichtag richtig berücksichtigt?
• ☐ Passt das Verteilungsverhältnis zum Vorjahr, oder wurde es geändert?
• ☐ Sind bei Heizöl oder Pellets Anfangs- und Endbestand berücksichtigt?
• ☐ Tauchen Reparaturkosten unter den Heizkosten auf, die dort nicht hingehören?

Auffällige Sprünge beim Verbrauch haben oft einfache Gründe, etwa ein defektes Gerät, ein getauschter Heizkörper oder ein strenger Winter. Ein Anruf bei der Verwaltung klärt vieles schneller als ein Widerspruch.

Wie läuft die Heizkostenabrechnung aus Verwaltersicht ab?

Das folgende Beispiel ist verallgemeinert und beschreibt keinen konkreten Kunden. Es zeigt, wie der Ablauf aus unserer Sicht typischerweise aussieht.

Nach dem Ende des Abrechnungsjahres liest der Messdienstleister die Geräte aus oder übermittelt die Fernablesewerte. Parallel stellt die Verwaltung die Heizkosten des Jahres zusammen: Brennstoff- oder Wärmerechnungen, Wartung, Betriebsstrom und Messkosten. Bei Öl- oder Pelletheizungen wird zusätzlich der Restbestand erfasst. Diese Angaben gehen an den Messdienstleister, der daraus die Einzelabrechnungen je Wohnung erstellt.

Bevor die Werte in die Jahresabrechnung übernommen werden, prüfen wir sie auf Plausibilität. Gibt es Wohnungen ohne Verbrauch, auffällige Schätzungen oder Gesamtkosten, die nicht zu den Rechnungen passen, klären wir das mit dem Messdienstleister. Erst dann fließen die Heizkosten in die Jahresabrechnung ein. Vermietende Eigentümer erhalten so belastbare Werte für ihre Betriebskostenabrechnung. Wie wir bei der Abrechnung insgesamt vorgehen, lesen Sie unter Abrechnung.

Wie können Sie die Belege einsehen?

Als Wohnungseigentümer können Sie bei der Verwaltung Einsicht in die Unterlagen der Gemeinschaft verlangen. Dazu gehören die Brennstoff- oder Wärmerechnungen, der Vertrag mit dem Messdienstleister und dessen Gesamtabrechnung für das Gebäude. Vereinbaren Sie dafür am besten einen Termin, viele Unterlagen lassen sich auch digital bereitstellen.

Mieter haben gegenüber ihrem Vermieter ebenfalls ein Recht auf Belegeinsicht zur Betriebskostenabrechnung. Als vermietender Eigentümer sollten Sie deshalb die Heizkostenabrechnung Ihrer Wohnung und die Abrechnung der Gemeinschaft griffbereit haben.

Lohnt sich ein Blick auf den Verbrauch des ganzen Hauses?

Die Heizkostenabrechnung zeigt nicht nur Ihren Anteil, sondern auch den Gesamtverbrauch des Gebäudes. Wer die Werte über mehrere Jahre vergleicht, erkennt, ob sich etwas verändert hat. Steigt der Verbrauch trotz ähnlicher Winter, kann das ein Hinweis auf eine schlecht eingestellte Anlage sein, etwa wenn ein hydraulischer Abgleich fehlt. Langfristig können auch Dämmung oder ein Heizungstausch Thema in der Gemeinschaft werden. Welche Schritte eine WEG dabei gehen kann, zeigt unser Beitrag zur energetischen Sanierung im Mehrfamilienhaus.

Wer betreut Eigentümer in Syke?

Die Regeln der Heizkostenabrechnung gelten für jedes Mehrfamilienhaus gleich, ob in der Syker Kernstadt oder in Barrien, Gessel, Okel und Heiligenfelde. Syke liegt rund 20 Kilometer südlich von Bremen und umfasst dreizehn Ortsteile. Für Eigentümergemeinschaften und Vermieter in Syke ist unser Standort Syke zuständig, den unser Partner Post & Post betreut. Dort finden Sie auch die Kontaktmöglichkeiten.

Einen Überblick über alle Orte, die wir im Kreisgebiet betreuen, gibt die Seite Hausverwaltung im Landkreis Diepholz.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.