Verwaltungsbeirat in Damme: Aufgaben, Rechte und Grenzen

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft. Er prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter und kann im Ausnahmefall selbst zur Eigentümerversammlung einladen. Eigene Entscheidungen für die Gemeinschaft trifft er aber nicht: Die bleiben den Eigentümern in der Versammlung vorbehalten.

Viele Eigentümer übernehmen das Amt, weil sie ihrer Gemeinschaft helfen wollen, und fragen sich dann, was genau von ihnen erwartet wird. Dieser Beitrag erklärt die Aufgaben, Rechte und Grenzen des Verwaltungsbeirats in allgemeiner Form. Er gilt für die Wohnanlage in der Dammer Innenstadt genauso wie für das Mehrfamilienhaus in Osterfeine, Rüschendorf oder im benachbarten Holdorf.

Wie wird der Verwaltungsbeirat gewählt und wie ist er zusammengesetzt?

Der Verwaltungsbeirat wird von den Eigentümern per Beschluss in der Eigentümerversammlung bestellt. Eine Pflicht, einen Beirat zu haben, gibt es nicht. Die Gemeinschaft entscheidet selbst, ob sie dieses Gremium möchte.

Seit der WEG-Reform ist die Zusammensetzung flexibler geworden. Früher war eine feste Zahl von Mitgliedern vorgesehen. Heute können die Eigentümer die Größe des Beirats selbst bestimmen. Eine kleine Gemeinschaft kommt vielleicht mit einem einzigen Beiratsmitglied aus, eine größere Wohnanlage wählt eher mehrere. Mitglied werden können Wohnungseigentümer der Gemeinschaft.

Für die Wahl hat es sich bewährt, den Punkt klar auf die Tagesordnung zu setzen und die Kandidaten vorab zu nennen. So wissen alle Eigentümer, worüber sie abstimmen. Wie Sie die Versammlung insgesamt vorbereiten, lesen Sie in unserem Leitfaden zur Eigentümerversammlung.

Welche Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat?

Die Kernaufgabe lässt sich in zwei Worten zusammenfassen: unterstützen und überwachen. Der Beirat begleitet die Arbeit der Verwaltung, bringt die Sicht der Eigentümer ein und achtet darauf, dass Beschlüsse umgesetzt werden.

Wie unterstützt der Beirat die Verwaltung?

Im Alltag ist der Beirat oft der erste Ansprechpartner für die Verwaltung, wenn es um die Wohnanlage geht. Er kennt das Haus, weiß, wo es Probleme gibt, und kann Stimmungen in der Gemeinschaft einschätzen. Die Verwaltung bespricht mit dem Beirat zum Beispiel die Tagesordnung der nächsten Versammlung, anstehende Erhaltungsmaßnahmen oder eingegangene Angebote.

Wie überwacht der Beirat die Verwaltung?

Überwachen heißt nicht, der Verwaltung zu misstrauen. Es bedeutet, ein Auge darauf zu haben, ob Beschlüsse umgesetzt, Fristen eingehalten und die Eigentümer informiert werden. Fällt dem Beirat etwas auf, spricht er die Verwaltung darauf an und informiert bei Bedarf die Eigentümer.

Was gilt für Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung?

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vom Beirat geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden, bevor die Eigentümer darüber beschließen. Wie diese Prüfung praktisch abläuft und welche Checkliste dabei hilft, beschreibt unser Beitrag zur Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat ausführlich.

Welche Rechte hat der Beirat gegenüber dem Verwalter?

Neben der laufenden Unterstützung hat der Beirat einige besondere Befugnisse. Sie betreffen vor allem das Verhältnis zwischen Gemeinschaft und Verwalter.

Wer vertritt die Gemeinschaft beim Verwaltervertrag?

Die Verwaltung vertritt die Gemeinschaft normalerweise nach außen. Geht es aber um den Verwalter selbst, wäre das ein Widerspruch. Deshalb vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter, zum Beispiel beim Abschluss des Verwaltervertrags. Die Eigentümer können per Beschluss auch einen anderen Eigentümer dazu ermächtigen.

Wichtig ist: Der Beirat setzt dabei um, was die Eigentümer beschlossen haben. Über die Bestellung des Verwalters und die wesentlichen Inhalte des Vertrags entscheidet die Versammlung. Der Vorsitzende unterschreibt dann im Namen der Gemeinschaft.

Darf der Beirat zur Versammlung einladen?

Zur Eigentümerversammlung lädt in der Regel die Verwaltung ein. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung einzuberufen, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter einladen. Auch ein von den Eigentümern per Beschluss ermächtigter Eigentümer kommt dafür in Betracht. Das ist eine Ausnahme, die zum Beispiel nach dem Ende eines Verwaltervertrags wichtig werden kann, damit die Gemeinschaft handlungsfähig bleibt.

Welche Rolle hat der Beirat beim Protokoll?

Gibt es einen Verwaltungsbeirat, unterschreibt in der Regel auch sein Vorsitzender oder dessen Vertreter die Niederschrift der Versammlung. Damit bestätigt der Beirat, dass das Protokoll den Ablauf und die Beschlüsse richtig wiedergibt.

Wo liegen die Grenzen des Verwaltungsbeirats?

Gerade engagierte Beiräte geraten manchmal in eine Rolle, die das Amt nicht vorsieht. Die folgende Übersicht hilft bei der Einordnung:

Der Grundsatz dahinter ist einfach: Die Eigentümer entscheiden, die Verwaltung führt aus, der Beirat unterstützt und kontrolliert. Wer diese Aufteilung im Blick behält, vermeidet Missverständnisse. Beauftragt etwa ein Beiratsmitglied in bester Absicht selbst einen Handwerker, ist oft unklar, wer die Rechnung bezahlt und wer für das Ergebnis verantwortlich ist.

Haftet der Verwaltungsbeirat für Fehler?

Die Sorge vor einer Haftung hält manche Eigentümer davon ab, das Amt zu übernehmen. Allgemein gilt: Seit der WEG-Reform haften Beiräte, die ehrenamtlich und unentgeltlich tätig sind, nach verbreiteter Auffassung nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Wer sein Amt sorgfältig ausübt, nachfragt und seine Prüfungen dokumentiert, ist gut aufgestellt.

Manche Gemeinschaften schließen für ihren Beirat zusätzlich eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ab. Ob das sinnvoll ist, können die Eigentümer in der Versammlung besprechen. Bei konkreten Haftungsfragen sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.

Bekommt der Beirat eine Vergütung?

Das Amt des Verwaltungsbeirats ist üblicherweise ein Ehrenamt. Die Eigentümer können aber per Beschluss vorsehen, dass Beiratsmitglieder ihre Auslagen erstattet bekommen, etwa für Fahrten oder Porto, oder eine Aufwandsentschädigung erhalten. Über Art und Höhe entscheidet die Gemeinschaft.

Bedenken Sie dabei: Eine Vergütung, die über den reinen Ersatz von Auslagen hinausgeht, kann Auswirkungen auf die Frage der Haftung haben. Wenn Ihre Gemeinschaft eine Vergütung plant, sollten die Eigentümer das vorab sorgfältig abwägen.

Wie gelingt die Zusammenarbeit zwischen Beirat und Verwaltung?

Eine gute Zusammenarbeit beruht auf klaren Absprachen. Diese Checkliste hilft Beirat und Verwaltung, sich zu Beginn einer Amtszeit abzustimmen:

• ☐ Wer ist im Beirat Ansprechpartner für die Verwaltung, und wer vertritt ihn?
• ☐ Auf welchem Weg tauschen sich Beirat und Verwaltung aus, und wie schnell sind Rückmeldungen üblich?
• ☐ Wann finden regelmäßige Abstimmungen statt, etwa vor der Versammlung und vor der Belegprüfung?
• ☐ Welche Unterlagen stellt die Verwaltung dem Beirat zur Verfügung, und in welcher Form?
• ☐ Wie meldet der Beirat Schäden oder Auffälligkeiten an der Wohnanlage?
• ☐ Wie werden Angebote für größere Maßnahmen besprochen, bevor sie in die Versammlung gehen?
• ☐ Wie informiert der Beirat die übrigen Eigentümer über seine Arbeit?

Wie kommuniziert der Beirat mit den Eigentümern?

Der Beirat ist für viele Eigentümer ein naheliegender Ansprechpartner, weil er selbst im Haus wohnt oder eine Wohnung dort besitzt. Das ist ein Vorteil, kann aber auch zu Erwartungen führen, die der Beirat nicht erfüllen kann.

Hilfreich ist, wenn der Beirat offen sagt, was er tun kann und was nicht. Anliegen, die eine Entscheidung erfordern, gehören auf die Tagesordnung der Versammlung. Anliegen, die die laufende Verwaltung betreffen, gibt der Beirat an die Verwaltung weiter. Einmal im Jahr berichtet der Beirat in der Versammlung kurz über seine Tätigkeit. Bei Gemeinschaften, deren Eigentümer nicht alle in Damme oder Holdorf wohnen, kann ein kurzer schriftlicher Bericht mit der Einladung sinnvoll sein.

Wie sieht eine gute Beiratsarbeit aus Verwaltersicht aus?

Das folgende Beispiel ist verallgemeinert und beschreibt keine bestimmte Gemeinschaft. Es zeigt, wie wir die Zusammenarbeit mit einem Verwaltungsbeirat typischerweise gestalten.

Nach der Wahl eines neuen Beirats vereinbaren wir ein erstes Gespräch. Darin klären wir die Punkte aus der Checkliste und sehen uns gemeinsam die laufenden Themen der Gemeinschaft an. Vor jeder Eigentümerversammlung stimmen wir mit dem Beirat die Tagesordnung ab und besprechen, welche Fragen die Eigentümer voraussichtlich stellen werden. Bei größeren Maßnahmen holen wir mehrere Angebote ein und gehen sie mit dem Beirat durch, bevor wir sie der Versammlung zur Entscheidung vorlegen.

Meldet ein Eigentümer dem Beirat einen Schaden, gibt der Beirat die Information an uns weiter. Wir kümmern uns dann um die Beauftragung im Rahmen der Beschlüsse und halten den Beirat auf dem Laufenden. So bleibt klar, wer wofür zuständig ist.

Unsere Erfahrung aus der Praxis: Ein Beirat, der gut informiert ist und seine Rolle kennt, entlastet die ganze Gemeinschaft. Für die Verwaltung ist ein aufmerksamer Beirat kein Hindernis, sondern ein wichtiger Partner.

Wie arbeiten Beirat und Verwaltung in Damme und Holdorf zusammen?

Die Regeln für den Verwaltungsbeirat sind überall gleich. Was den Unterschied macht, ist die Zusammenarbeit im Alltag. Eigentümergemeinschaften in Damme und Holdorf im Landkreis Vechta betreuen wir von unserem Hauptsitz in Vechta aus. Termine mit dem Beirat stimmen wir flexibel ab, vor Ort in der Wohnanlage, in unseren Räumen oder digital.

Was wir für Gemeinschaften in der Stadt leisten, lesen Sie auf unserer Seite zur Hausverwaltung in Damme. Alle Orte, die wir im Landkreis betreuen, finden Sie in der Übersicht Hausverwaltung im Landkreis Vechta. Welche Aufgaben die Abrechnung, die Versammlung und die Betreuung des Beirats umfassen, beschreibt unsere Seite zur WEG-Verwaltung.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.