Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat: Anleitung für Beiräte in Bassum

Bei der Belegprüfung kontrolliert der Verwaltungsbeirat, ob die Zahlen in Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan zu den Kontoauszügen, Rechnungen und Beschlüssen der Gemeinschaft passen. Dazu vereinbart er einen Termin mit der Verwaltung, sieht die Unterlagen ein, prüft ausgewählte Posten in Stichproben und fasst das Ergebnis in einer Stellungnahme für die Eigentümerversammlung zusammen. Mit einer klaren Checkliste ist das auch für Beiräte ohne Buchhaltungserfahrung gut zu schaffen.

Viele Beiräte übernehmen das Amt, weil sie ihrer Gemeinschaft helfen wollen, und stehen dann zum ersten Mal vor einem Ordner voller Belege. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Prüfung vorbereiten, worauf Sie achten sollten und wie Sie das Ergebnis dokumentieren. Sie gilt für die Wohnanlage in der Kernstadt Bassum genauso wie für das Mehrfamilienhaus in Neubruchhausen, Nordwohlde oder im benachbarten Twistringen.

Welche Rolle hat der Verwaltungsbeirat bei Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung?

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht die Verwaltung. Eine seiner wichtigsten Aufgaben betrifft das Geld der Gemeinschaft: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vom Beirat geprüft werden, bevor die Eigentümerversammlung darüber beschließt. Das Ergebnis gibt der Beirat als Stellungnahme an die Eigentümer weiter.

Wichtig für das Selbstverständnis im Amt: Der Beirat entscheidet nicht über die Abrechnung. Das tun die Eigentümer in der Versammlung. Der Beirat schafft mit seiner Prüfung eine verlässliche Grundlage, damit die Eigentümer gut informiert abstimmen können. Wie die Abrechnung aufgebaut ist und wie Sie die einzelnen Posten lesen, erklärt unser Beitrag zur Jahresabrechnung der WEG.

Wie läuft eine Belegprüfung in der Praxis ab?

Eine gute Belegprüfung folgt einer festen Reihenfolge. So behalten Sie den Überblick und vergessen keinen Bereich.

Wann und wo findet der Termin statt?

Sobald die Jahresabrechnung im Entwurf fertig ist, sollten Beirat und Verwaltung einen Prüftermin vereinbaren. Planen Sie ihn mit genug Abstand zur Eigentümerversammlung, damit Rückfragen geklärt und Fehler korrigiert werden können, bevor die Einladung verschickt wird. Ob der Termin in den Räumen der Verwaltung, in der Wohnanlage oder digital stattfindet, stimmen Sie gemeinsam ab. Bitten Sie die Verwaltung, die Unterlagen vorab bereitzustellen, damit Sie sich einlesen können.

Was prüfen Sie zuerst: Kontoauszüge?

Beginnen Sie mit den Kontoauszügen. Sie sind die verlässlichste Quelle, denn hier steht, welches Geld tatsächlich geflossen ist. Vergleichen Sie den Anfangs- und Endbestand jedes Kontos mit den Angaben in der Abrechnung und im Vermögensbericht. Stimmen diese Zahlen, ist schon viel gewonnen.

Wie wählen Sie Rechnungen für Stichproben aus?

Niemand erwartet, dass der Beirat jede Rechnung einzeln umdreht. Üblich sind Stichproben. Nehmen Sie dabei die größten Posten des Jahres, einige zufällig ausgewählte Buchungen und alles, was Ihnen ungewöhnlich vorkommt. Prüfen Sie bei jeder Rechnung, ob sie an die Gemeinschaft gerichtet ist, ob die Leistung zum Haus passt, ob der Betrag mit dem Kontoauszug übereinstimmt und ob die Kosten der richtigen Kostenart zugeordnet sind.

Worauf achten Sie bei der Erhaltungsrücklage?

Die Erhaltungsrücklage ist oft der größte Vermögensposten der Gemeinschaft. Prüfen Sie, ob die Zuführungen wie im Wirtschaftsplan beschlossen erfolgt sind und ob jede Entnahme durch einen Beschluss gedeckt ist. Der Stand der Rücklage im Vermögensbericht sollte sich anhand der Kontoauszüge nachvollziehen lassen.

Wie prüfen Sie die Hausgeldzahlungen?

Lassen Sie sich eine Übersicht der Hausgeldzahlungen aller Eigentümer zeigen. Daraus geht hervor, ob alle Vorschüsse eingegangen sind und ob es Rückstände gibt. Bei offenen Beträgen ist die Frage wichtig, was die Verwaltung bisher unternommen hat. Achten Sie dabei auf Datenschutz: Einzelne Namen gehören nicht in den Bericht an die Versammlung, wenn das nicht nötig ist.

Welche Checkliste hilft bei der Belegprüfung?

Diese Liste können Sie zum Prüftermin mitnehmen und abhaken:

• ☐ Liegen Jahresabrechnung, Vermögensbericht und Wirtschaftsplan vollständig vor?
• ☐ Stimmen Anfangs- und Endbestände der Konten mit den Kontoauszügen überein?
• ☐ Sind alle Konten der Gemeinschaft erfasst, auch das Konto der Erhaltungsrücklage?
• ☐ Sind die größten Ausgaben des Jahres durch Rechnungen belegt?
• ☐ Sind die Rechnungen an die Gemeinschaft adressiert und betreffen sie das Gemeinschaftseigentum?
• ☐ Gibt es für größere Maßnahmen einen Beschluss der Eigentümerversammlung?
• ☐ Wurden Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage beschlossen?
• ☐ Passen die Kosten zu den Verträgen, etwa für Hausmeister, Reinigung, Versicherungen und Wartung?
• ☐ Sind die Kosten nach dem richtigen Verteilungsschlüssel verteilt?
• ☐ Gibt es Hausgeldrückstände, und ist der Umgang damit nachvollziehbar?
• ☐ Sind alle Fragen aus dem Prüftermin beantwortet oder schriftlich festgehalten?

Woran erkennen Sie, dass etwas nicht stimmt?

Nicht jede Auffälligkeit ist ein Fehler. Oft gibt es eine einfache Erklärung, etwa eine Rechnung aus dem Vorjahr, die erst im Januar bezahlt wurde. Fragen Sie deshalb nach, bevor Sie etwas bewerten. Aufmerksam sollten Sie werden, wenn Belege fehlen, Beträge auf dem Konto und in der Abrechnung nicht übereinstimmen, Rechnungen an eine andere Adresse gerichtet sind oder Ausgaben ohne erkennbaren Bezug zum Haus auftauchen. Auch deutliche Abweichungen zum Vorjahr oder zum Wirtschaftsplan sind einen zweiten Blick wert.

Wie dokumentieren Sie die Prüfung und berichten an die Versammlung?

Halten Sie schon während des Termins fest, was Sie geprüft haben. Notieren Sie, welche Konten und Zeiträume Sie angesehen haben, welche Rechnungen Sie als Stichprobe gezogen haben, welche Fragen aufkamen und wie die Verwaltung sie beantwortet hat.

Aus diesen Notizen entsteht die Stellungnahme für die Eigentümerversammlung. Sie muss nicht lang sein. Bewährt hat sich ein kurzer schriftlicher Bericht mit diesen Punkten:

Wenn der Bericht der Einladung beiliegt, können sich die Eigentümer vorab ein Bild machen. In der Versammlung stellt der Beirat das Ergebnis kurz vor und beantwortet Fragen. Wie Sie die Versammlung insgesamt vorbereiten, lesen Sie in unserem Leitfaden zur Eigentümerversammlung.

Haftet der Beirat für Fehler bei der Prüfung?

Diese Frage beschäftigt viele Beiräte. Allgemein gilt: Seit der WEG-Reform ist die Haftung ehrenamtlich und unentgeltlich tätiger Beiräte nach verbreiteter Auffassung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Wer sorgfältig prüft, nachfragt und seine Prüfung dokumentiert, handelt im Sinne der Gemeinschaft. Der Beirat übernimmt mit seiner Prüfung außerdem nicht die Verantwortung der Verwaltung für eine richtige Abrechnung.

Ob im Einzelfall eine Haftung in Betracht kommt, hängt von den Umständen ab. Manche Gemeinschaften schließen für ihren Beirat eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ab. Ob das für Ihre Gemeinschaft sinnvoll ist, können die Eigentümer in der Versammlung besprechen. Bei konkreten Haftungsfragen sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.

Geht die Belegprüfung auch digital?

Ja, wenn Verwaltung und Beirat das vereinbaren. Die Belege werden dann eingescannt und in einem geschützten Online-Bereich bereitgestellt. Der Beirat kann sie in Ruhe zu Hause durchsehen und seine Fragen vorab sammeln. Offene Punkte lassen sich anschließend in einem kurzen Termin vor Ort oder per Video klären.

Für den Landkreis Diepholz mit seinen Wegen zwischen den Orten ist das eine praktische Lösung. Beiräte aus Twistringen oder aus Ortsteilen wie Neubruchhausen müssen für die Prüfung nicht extra anreisen, und mehrere Beiratsmitglieder können parallel in dieselben Unterlagen schauen. Wichtig ist, dass die Belege vollständig und gut sortiert hochgeladen werden und der Zugang geschützt ist.

Wie sieht eine gute Belegprüfung aus Verwaltersicht aus?

Das folgende Beispiel ist verallgemeinert und beschreibt keine bestimmte Gemeinschaft. Es zeigt, wie wir die Belegprüfung typischerweise begleiten.

Sobald die Jahresabrechnung im Entwurf steht, schlagen wir dem Beirat mögliche Prüftermine vor. Vorab stellen wir die Abrechnung, den Vermögensbericht, die Kontoauszüge und die Rechnungen geordnet nach Kostenarten bereit, auf Wunsch digital. Der Beirat sieht die Unterlagen durch, wählt seine Stichproben aus und schickt uns erste Fragen.

Im Termin gehen wir die Fragen gemeinsam durch und zeigen die zugehörigen Belege. Stellt sich heraus, dass eine Buchung falsch zugeordnet ist, korrigieren wir das vor dem Versand der Einladung. Danach schreibt der Beirat seine Stellungnahme, die wir zusammen mit den Unterlagen an die Eigentümer schicken.

Die wichtigste Erfahrung aus der Praxis: Eine offene Zusammenarbeit macht die Prüfung kürzer und das Ergebnis belastbarer. Für die Verwaltung ist eine gründliche Prüfung kein Misstrauensbeweis, sondern ein Teil guter Verwaltung.

Wie arbeiten Beirat und Verwaltung in Bassum und Twistringen zusammen?

Die Regeln für die Belegprüfung sind überall gleich. Was den Unterschied macht, ist die Zusammenarbeit im Alltag. Eigentümergemeinschaften in Bassum und Twistringen betreuen wir von unserem Hauptsitz in Vechta aus. Prüftermine stimmen wir mit dem Beirat ab, vor Ort, in unseren Räumen oder digital.

Was wir für Gemeinschaften vor Ort leisten, lesen Sie auf unserer Seite zur Hausverwaltung in Bassum. Alle Orte, die wir im Landkreis betreuen, finden Sie in der Übersicht Hausverwaltung im Landkreis Diepholz. Welche Aufgaben die Abrechnung, die Versammlung und die Betreuung des Beirats umfassen, beschreibt unsere Seite zur WEG-Verwaltung.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.